CASE 3 — ERP–CRM–PSA - IMPLEMENTATION

Företaget ville tydliggöra informationsflödena inom ekonomi, försäljning och produktion samt skapa en enhetlig arkitektur. Tervahauta Consulting genomförde behovsanalys, systemjämförelse, implementering och förändringsutplacering.

Fallstudiesidorna är avsedda som en arbetsprovportfölj. Bakom dem finns verkliga företag, men av sekretesskäl har namn och andra identifierbara detaljer ändrats.

ROLL OCH BAKGRUND

kravinsamling och specifikation
jämförelse och urval av system
koordination av implementering
design av integrationer
återuppbyggnad av processer
utbildning och lansering

VAD SOM GJORDEs

Innan systemvalen gjordes var det viktigt att förstå hur finans, försäljning och produktion faktiskt var sammanlänkade på daglig basis. System som redan använts var Procountor för finans, Toggl för tidspårning, Pipedrive för försäljning, Click2Contract för avtalshantering och excel för projektadministration.

Problemen med teknologin var bara ytliga symptom: den grundläggande orsaken var fragmenteringen av information, oklara processer och det faktum att ingen kunde se hela bilden.

När den övergripande strukturen var modellerad kunde lösningar byggas steg för steg: först tydlighet kring behov, sedan rätt verktyg, och slutligen en daglig rutin som fungerar utan manuella justeringar.

1) Nulägesanalys OCH DESIGN AV ARKITEKTUR

Aktuell lägesbedömning: den övergripande kedjan av försäljning, ekonomi, projekt och resurser
Analys av brister: dataflöden, manuellt arbete, utnyttjandegraden, gränssnitt
Jämförelse av olika verktyg (ERP, CRM, PSA) mot affärsbehov
Alternativ för beslutsfattande grund + kostnads-nyttoanalys
Definition av måltillståndet: vad en systemlösning löser, vad den måste bidra med i vardagen

→ Valde Koho (PSA och avtaler), Netvisor (finans) och Pipedrive (CRM). Valde bort Procountor, Toggl, Click2Contract och excel.

2) KOORDINERING AV GENOMFÖRANDE OCH OMSTRUKTURERING AV PROCESSER

Tydlig genomförandeprojektplan och tidslinje
Definition av roller och ansvar för systemägare
Bygga PSA driftsmodell i Koho: projekt, resurser, tidsspårning, kapacitet
Klargörande av CRM-pipeline, definition av försäljningssteg och automationer
Definierade vilka fält som ska användas i Pipedrive
Etablerade kopplingen mellan Koho och Netvisor (timmar → fakturering → marginal)
Utbildning för teamet och säkerställande av användning i det dagliga arbetet

3) INTEGRATIONER, AUTOMATISERINGAR OCH DATA

integrationer mellan finansiella, försäljnings- och projektsystem
automationer för att minska manuellt arbete (timmar, fakturering, offerter, projekt)
slack-automation (speciellt med CRM)
konsekvent rapporteringsstruktur för ledning och team
korrigering av implementeringsfel, städning av datamodellen, standardisering av grundläggande inställningar
centralisering av information — anpassning av försäljning, resursallokering och ekonomi

RESULTAT OCH PÅVERKAN

Företaget fick en klarare översikt över försäljning, resursallokering, ekonomi och projekt.
Manuellt arbete minskade, korrigeringscyklerna reducerades och lönsamheten samt faktureringssatserna förbättrades när data flödade korrekt och processerna blev standardiserade.
Det dagliga arbetet blev smidigare. Projekten avancerade utan ständig förfrågan, och ledningen kunde fatta beslut baserat på realtidsdata av hög kvalitet.