Skip to main content

CASE 3: ERP–CRM–PSA -kokonaisuuden käyttöönotto

Yritys halusi selkeyttää talouden, myynnin ja tuotannon tietovirrat ja luoda yhtenäisen arkkitehtuurin. Tervahauta Consulting toteutti tarpeiden kartoituksen, järjestelmävertailun, käyttöönoton ja muutoksen jalkauttamisen.

Case-sivut on tarkoitettu työnäyteportfolioksi. Niiden taustalla on oikeita yrityksiä, mutta salassapitosyistä nimiä ja muita tunnistettavia yksityiskohtia on muutettu. 

 

Rooli ja lähtökohta

  • tarvekartoitus ja vaatimusmäärittely
  • järjestelmien vertailu ja valinta
  • käyttöönoton koordinointi
  • integraatioiden suunnittelu
  • prosessien uudelleenrakennus
  • koulutus ja jalkautus
 

Mitä tehtiin

Ennen järjestelmävalintoja oli tärkeää ymmärtää, miten talous, myynti ja tuotanto oikeasti kytkeytyivät toisiinsa arjen tasolla. Käytössä olleet järjestelmät olivat Procountor taloushallintoon, Toggl työajanseurantaan, Pipedrive myyntiin, Click2Contract sopimustenhallintaan ja Excel projektien hallintaan.


Teknologian ongelmat olivat vain pintaoire: juurisyy oli tiedon hajanaisuus, epäselvät prosessit ja se, ettei kukaan nähnyt koko kuvaa.


Kun kokonaisuus oli mallinnettu, ratkaisut voitiin rakentaa vaiheittain: ensin selkeys tarpeisiin, sitten oikeat työkalut ja lopuksi arki, joka toimii ilman manuaalista säätöä.

Ennen järjestelmävalintoja oli tärkeää ymmärtää, miten talous, myynti ja tuotanto oikeasti kytkeytyivät toisiinsa arjen tasolla.
Teknologian ongelmat olivat vain pintaoire — juurisyy oli tiedon hajanaisuus, epäselvät prosessit ja se, ettei kukaan nähnyt koko kuvaa yhdestä paikasta.
Kun kokonaisuus oli mallinnettu, ratkaisut voitiin rakentaa vaiheittain: ensin selkeys tarpeisiin, sitten oikeat työkalut ja lopuksi arki, joka toimii ilman manuaalista säätöä.

1) Tarpeiden kartoitus ja arkkitehtuurin suunnittelu

  • nykytilan selvitys: myynnin, talouden, projektien ja resursoinnin kokonaisketju
  • puutteiden analyysi: datavirrat, manuaalityö, käyttöaste, rajapinnat
  • eri työkalujen vertailu (ERP, CRM, PSA) liiketoiminnan tarpeisiin
  • päätöksenteon pohjaksi vaihtoehdot + kustannus–hyöty‑arvio
  • tavoitetilan määrittely: mitä yksi järjestelmäkokonaisuus ratkaisee, mitä sen on pakko tuoda arkeen


  • → Päätimme ottaa käyttöön Kohon (PSA+sopimukset), Netvisorin (taloushallinto) ja Pipedriven (CRM) sekä luopua Procountorista, Click2Contractista, Togglista ja Excelistä.

2) Käyttöönoton koordinointi ja prosessien rakennus

  • selkeä käyttöönoton projektisuunnitelma ja aikataulu
  • roolien ja vastuiden määrittely järjestelmäomistajille
  • PSA-toimintamallin rakentaminen Kohossa: projektit, resurssit, tuntikirjaus, kapasiteetti
  • CRM-putken selkeytys ja myyntivaiheiden määrittely
  • Pipedriven kenttien määrittely
  • ERP–talous–PSA‑yhteyden rakentaminen (tunnit → laskutus → kate)
  • koulutukset tiimille sekä käytön varmistaminen arjessa

3) Integraatiot, automaatiot ja data

  • integraatiot talous-, myynti- ja projektijärjestelmien välille
  • slack-automaatiot, erityisesti myynnille tärkeät (Pipedrive-slack)
  • automaatiot manuaalityön vähentämiseksi (tunnit, laskut, tarjoukset, projektit)
  • yhdenmukainen raportointirakenne johdolle ja tiimeille
  • käyttöönottovirheiden korjaus, tietomallin siistiminen, perusasetusten yhtenäistäminen
  • tiedon keskittäminen — myynti, resursointi ja talous samaan linjaan

Tulokset ja vaikutus

  • Yritys sai  selkeän näkymän myyntiin, resursointiin, talouteen ja projekteihin.
  • Manuaalityö väheni, korjauskierrokset vähenivät ja kannattavuus sekä laskutusaste paranivat, kun data kulki oikein ja prosessit yhtenäistyivät.
  • Arjen työ sujuvoitui. Projektit etenevät ilman jatkuvaa selvittelyä, ja johto pystyy tekemään päätöksiä reaaliaikaisen, luotettavan datan perusteella.

 

 

Kuulostaako hyvältä?

Olen tällä hetkellä avoin rekrytointikeskusteluille ja etsin vakituista työsuhdetta. 


📧  kaisa [a] kaisatervahauta.fi

🔗  LinkedIn

 
Skip to main content