Skip to main content

CASE 2: Operatiivisen mallin modernisointi – markkinointitoimisto (18 hlö)

Kasvava markkinointitoimisto halusi selkeyttää operatiivisen arjen, järjestelmät ja datan käytön. Tervahauta Consulting toteutti kattavan nykytilakartoituksen ja rakensi kolme vaihtoehtoista toimintamallia, joista yksi valittiin yrityksen kasvun ja AI‑valmiuden perustaksi.


Case-sivut on tarkoitettu työnäyteportfolioksi. Niiden taustalla on oikeita yrityksiä, mutta salassapitosyistä nimiä ja muita tunnistettavia yksityiskohtia on muutettu. 

 

LÄhtötilanne

  • hajanaiset työkalut (Toggl, Pipedrive, Slack, Severa, Netvisor)
  • HR- ja palkanlaskennan manuaalinen työ kuormitti
  • ennustettavuus heikko (pipeline → kapasiteetti → kate ei näkynyt yhtenäisesti)
  • ei toimivaa johdon dashboardia
  • rekryn ja HR:n käytännöt hajallaan
  • laskutusaste 72 %, projektien kate vaihteli
  • tiimi toivoi selkeyttä työkaluihin ja arkeen
 

Vertailussa kolme eri ratkaisuvaihtoehtoa

Toimiston operatiiviseen uudistukseen tunnistettiin kolme realistista polkua. Ne eroavat toisistaan siinä, mihin yritys haluaa painottaa: henkilöstön työkalukokemukseen, yksinkertaiseen arkkitehtuuriin vai huipputason kasvu- ja ennustevalmiuksiin.

1) People First - Best-of-Breed

Idea: säilytetään tiimin suosikit (Toggl, Pipedrive, Slack), lisätään kevyt integraatiokerros ja tietovarasto.


  • Sopii, jos: tärkeintä on työkalujen käytettävyys ja matalin muutosvastarinta.
  • Plussat: miellyttävä arki, helpot työkalut, nopea käyttöönotto.
  • Haasteet: datan hajanaisuus, heikompi ennustettavuus, integraatioiden ylläpito.
  • Kustannus: 14–22k € + 1 200–1 550 €/kk.
  • Sisäinen työ: 40–60 h.

2) severa first -Ekosysteemi (konsolidointi)

Idea: yksi järjestelmäperhe (Severa + Netvisor) → yksi totuus datasta, pienin ylläpito.


  • Sopii, jos: tavoitteena prosessikuri, kustannustehokkuus ja riskittömyys.
  • Plussat: selkeä arkkitehtuuri, matalat ylläpitokustannukset, hyvä talousintegraatio.
  • Haasteet: Severan tuntikirjaus ei ole tiimin suosikki, CRM kevyempi.
  • Kustannus: 6–10k € + 780–1 100 €/kk.
  • Sisäinen työ: 60–80 h.

3) AGENCY OS – Paras mahdollinen kokonaisuus

Idea: maailmanluokan stack (HubSpot + Productive + Netvisor + Teamtailor + Power BI, kevyt datalake on mahdollinen lisä).


  • Sopii, jos: tavoitteena kasvu, AI-ennusteet ja koko toimiston läpinäkyvyys.
  • Plussat: paras PSA, paras CRM, erinomainen dashboard, vahvin AI-valmius.
  • Haasteet: korkein investointi, hieman monimutkaisempi käyttöönotto.
  • Kustannus: 18–30k € + 1 380–2 700 €/kk.
  • Sisäinen työ: 70–100 h.

VALINTA: isoin investointi, isoin roi

Voittaja on Agency OS, koska toimisto haluaa varautua nopeaan skaalaukseen ja hyödyntää AI:n mahdollisuudet etunenässä. 


People First ratkaisee käyttömukavuutta mutta ei ennustettavuutta.

Severa-first on kustannustehokas, mutta rajoittuu PSA/CRM‑tasollaan.

Agency OS tarjoaa parhaan kokonaisnäkymän ja vahvimman datapohjan johdon tarpeisiin.

ENNUSTETUT Talousvaikutukset (vuosihyödyt)

  • Laskutusasteen nousu +4–6 %-yks → +96k–144k €
  • Projektikatteen paraneminen +3–5 %-yks → +72k–120k €
  • Hyvitysten & virheiden väheneminen → +10k–20k €
  • HR & palkanlaskennan tehostuminen → +10k–20k €
  • Manuaalityön väheneminen → +18k–28k €
  • Rekryprosessin vakioituminen → +6k–10k €


Yhteensä toiminta tehostuu: 

≈ 227 000 – 357 000 € / vuosi

Investointi (vuosi 1)

  • Kertaluonteinen: 18–30k €
  • Sisäinen työ: 70–100 h
  • Lisenssit: 1 380–2 700 €/kk


Vuoden kokonaiskulut: 

≈ 22 000 – 34 000 €

ROI (tiivistetty)

  • Hyödyt: 227k–357k €
  • Investointi: 22k–34k €
  • Takaisinmaksuaika: 2–6 viikkoa


Vuotuinen ROI: x10 – x15


Takaisinmaksuaika 2–6 viikkoa perustuu siihen, että laskutusasteen prosessiperäinen hukka, projektikatteen budjettivuodot ja HR/palkanlaskennan korjaustyö poistuvat välittömästi, jolloin yritys saa 15–22k €/kk uutta arvoa heti ensimmäisestä kuukaudesta alkaen. 

ROI-arviot on laskettu konservatiivisesti ja perustuvat vain prosessi-, data- ja manuaalityön hukkaan, ei lisämyyntiin.


Keskeiset vaikutukset

Uudistuksen päähyöty syntyi siitä, että työ muuttui vähemmän reaktiiviseksi ja enemmän ennakoitavaksi. Kun myynti, tuntikirjaus, projektit ja laskutus kulkevat nyt saman prosessin läpi, arjen kitka ja korjaustyö vähenivät heti. Taloudellinen vaikutus näkyi pääosin operatiivisen hukan pienentymisenä.


  • Projektikatteet vakautuivat, kun budjettiylitykset ja riskiprojektit nousivat näkyviin aikaisemmin. Vaikutus näkyi tasaisempina kuukausina, ei yksittäisinä piikkeinä.
  • Laskutusaste nousi maltillisesti, mikä oli seurausta tuntien kohdistumisen parantumisesta.
  • HR- ja palkanlaskennan työkuorma keveni, kun poissaolot, kulut ja tunnit kulkevat nyt yhden kanavan kautta. Tämä vähensi korjauksia ja tasoitti prosessia 10–20 h/kk.
  • Johto sai yhden näkymän pipelineen, kapasiteettiin ja talouteen. Ennustettavuus parani. Tämä vähensi yllättäviä kuormituspiikkejä ja mahdollisti paremman priorisoinnin.
  • Kokonaiskustannuksia säästyi, kun manuaalinen keräily-, tarkistus- ja raportointityö väheni ja virheiden määrä laski. Suurin säästö syntyi ajankäytöstä.


 

Kuulostaako hyvältä?

Olen tällä hetkellä avoin rekrytointikeskusteluille ja etsin vakituista työsuhdetta. 


📧  kaisa [a] kaisatervahauta.fi

🔗  LinkedIn

 
Skip to main content