Case 2 — OPERATIV MODERNISERING i en marknadsföringsbyrå

Ett växande marknadsföringsbyrå ville klargöra sina operativa vardagliga uppgifter, system och datanvändning. Tervahauta Consulting genomförde en omfattande nuvarande tillståndsbedömning och utvecklade tre alternativa driftsmodeller, varav en valdes som grund för företagets tillväxt och AI-beredskap.

Fallstudiesidorna är avsedda som en portfölj av arbetsprover. De är baserade på riktiga företag, men av konfidentialitetsskäl har namn och andra identifierbara detaljer ändrats.

INITIELLA SITUATIONEN

spridda verktyg (Toggl, Pipedrive, Slack, Severa, Netvisor)
manuellt HR- och lönearbete var betungande
förutsägbarheten var svag (pipeline → kapacitet → marginal var inte konsekvent synlig)
ingen fungerande ledningspanel
rekrytering och HR-praktiker var splittrade
faktureringsgrad på 72%, projektmarginaler varierade
teamet hoppades på tydlighet i verktyg och dagliga rutiner

Jämförelse av tre olika lösningsalternativ

Tre realistiska vägar identifierades för den operativa omvandlingen av byrån. De skiljer sig åt i vad företaget vill betona: personalens verktygsupplevelse, enkel arkitektur eller avancerade tillväxt- och prognosförmågor.

1) People First - Best-of-Breed

Idé: behålla teamets favoriter (Toggl, Pipedrive, Slack), lägga till ett lätt integrationslager och datalager.

Passar om: det viktigaste är verktygens användbarhet och lägst förändringsmotstånd.
Fördelar: trevlig vardag, lättanvända verktyg, snabb implementering.
Utmaningar: datafragmentering, sämre förutsägbarhet, underhåll av integrationer.
Kostnad: 14–22k € + 1 200–1 550 €/månad.
Internt arbete: 40–60 h.

2) SEVERA FIRST -EKOSYSTEM (KONSOLIDERING)

Idé: ett systemfamilj (Severa + Netvisor) → en sanning om datan, minsta underhåll.

Passar om: målet är processdisciplin, kostnadseffektivitet och risikofrihet.
Fördelar: tydlig arkitektur, låga underhållskostnader, bra ekonomisk integration.
Utmaningar: Severas tidrapportering är inte teamets favorit, CRM är lättare.
Kostnad: 6–10k € + 780–1 100 €/månad.
Internt arbete: 60–80 h.

3) agency OS – Bästa möjliga helhet

Idé: världsklass stack (HubSpot + Productive + Netvisor + Teamtailor + Power BI, en lätt datalake är en möjlig tillägg).

Passar om: målet är tillväxt, AI-förutsägelser och transparens i hela kontoret.
Fördelar: bästa PSA, bästa CRM, utmärkt dashboard, starkast AI-beredskap.
Utmaningar: högsta investering, något mer komplex implementering.
Kostnad: 18–30 k € + 1 380–2 700 €/månad.
Internt arbete: 70–100 h.

Valet: STÖRSTA INVESTERING, STÖRSTA AVKASTNING

Vinnaren är Agency OS, eftersom byrån vill förbereda sig för snabb skalning och utnyttja AI:s möjligheter i framkant.

People First löser användarvänlighet men saknar förutsägbarhet.
Severa-first är kostnadseffektivt, men begränsas av sin PSA/CRM-nivå.
Agency OS erbjuder den bästa helhetsbilden och den starkaste datagrunden för ledningens behov.

BERÄKNINGAR AV EKONOMISKA PÅVERKAN (ÅRLIGA FÖRDELAR)

Faktureringsgraden ökar +4–6 %-enheter → +96k–144k €
Förbättring av projektmarginaler +3–5 %-enheter → +72k–120k €
Minskning av krediter och fel → +10k–20k €
Effektivisering av HR och lönehantering → +10k–20k €
Minskning av manuellt arbete → +18k–28k €
Standardisering av rekryteringsprocessen → +6k–10k €

Totalt effektiviseras verksamheten:
≈ 227 000 – 357 000 € / år

INVESTERING (ÅR 1)

Engångsbelopp: 18–30k €
Intern arbetsinsats: 70–100 h
Licenser: 1 380–2 700 €/månad

Årsomkostnader:
≈ 22 000 – 34 000 €

ROI (sammanfattad)

Fördelar: 227k–357k €
Investering: 22k–34k €
Återbetalningstid: 2–6 veckor

Årlig ROI: x10 – x15

Återbetalningstiden 2–6 veckor baseras på att processrelaterad slöseri i faktureringsgraden, budgetöverskridningar i projektmarginaler och korrigeringsarbete inom HR/lönehantering försvinner omedelbart, vilket innebär att företaget får 15–22k €/månad i nytt värde redan från och med den första månaden.

ROI-beräkningarna har gjorts konservativt och baseras endast på slöseri med process-, data- och manuellt arbete, inte på merförsäljning.

CENTRALA resultat

Huvudfördelen med reformen kom från att arbetet blev mindre reaktivt och mer förutsägbart. När försäljning, tidrapportering, projekt och fakturering nu går genom samma process minskade friktionen och behovet av korrigeringar direkt. Den ekonomiska påverkan syntes främst i minskad operationell svinn.

Projektmarginalerna stabiliserades när budgetöverskridanden och riskprojekt blev synliga tidigare. Effekten syntes som jämnare månader, inte som enskilda toppar.
Faktureringsgraden ökade måttligt, vilket var en följd av förbättrad tidsanvändning.
Belastningen på HR och lönesystemet lättade, när frånvaro, kostnader och timmar nu går genom en enda kanal. Detta minskade korrigeringar och jämnade ut processen med 10–20 timmar/månad.
Ledningen fick en enda översikt över pipeline, kapacitet och ekonomi. Förutsägbarheten förbättrades. Detta minskade oväntade belastningstoppar och möjliggjorde bättre prioritering.
Totala kostnader sparades när manuellt insamling, kontroll och rapporteringsarbete minskade och antalet fel sjönk. Den största besparingen kom från tidsanvändning.